21/10/09
CUESTIONARIO DE ESTUDIO
UNIDAD IV ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
1.- ¿Cuál es la función de la Carta Comercial?
2.- Refiérase a las 3 partes a considerar para que un texto sea claro y preciso
3.- ¿Qué se recomienda tener presente en todo texto?
4.- Los “Documentos Tipos” ¿Para qué sirven y dónde podemos encontrar?
5.- En la Comunicación Oral y Escrita ¿Qué permite la fluidez de esta?
6.- ¿Cuál es el objetivo de seleccionar términos adecuados para redactar un documento?
7.- ¿Por qué se debe planear antes de escribir un texto?
8.- ¿Qué se debe tener en consideración para “captar la atención del lector”?
9.- A qué se refiere:
“Desarrollar una idea por párrafo”
“Escribir párrafos proporcionados”
“Enlazar secuencialmente datos”
“Usar un tono adecuado”
“Ser autocritico”.
GENERALIDADES DE DOCUMENTOS COMERCIALES.
¿Cómo se comunican las Empresas?
Uno de los documentos más utilizados en la empresa para comunicarse externamente, es la carta comercial.
A continuación haremos juntos un breve resumen de cómo redactar este documento.
Para que el cuerpo o texto de un documento sea claro y preciso, debemos considerarlo como dividido en tres partes:
a. Introducción a la idea básica: Tiene por objeto influir en el destinatario y despertar su interés, con el propósito de que la lea completa. Si es respuesta a otra carta, debe referirse de inmediato a ella.
b. Desarrollo de la Idea: En esta parte hay que poner en juego las características de la expresión escrita. Lo esencial es escribir frases completas y claras, para que el receptor comprenda inmediatamente su contenido. En todo texto se recomienda:
· Tratar un solo asunto por documento.
· Si son varios deberán guardar relación entre sí y deberán exponerse de acuerdo al grado de importancia.
· Dejar clara la idea que motiva el documento.
· Exponer con claridad los hechos y argumentos.
· Evitar párrafos demasiado extensos.
· Eliminar la repetición de palabras o ideas.
c. Conclusión Final: Es el párrafo que cierra el cuerpo de la carta. Será la consecuencia lógica de lo expresado en el texto y debe impulsar al destinatario a actuar.
Por otra parte, la redacción de un texto puede constituir, en ocasiones, una tarea difícil de enfrentar, especialmente cuando se trata de documentos oficiales, que deben representar adecuadamente la imagen de la empresa en que trabajamos.
Sin embargo, es común que al interior de las organizaciones existan documentos tipos, que son utilizados como base para redactar nuevos escritos y que se convierten en modelos de redacción, en patrones que se consagran como correctos gracias a su frecuente utilización.
Selección de términos adecuados para redactar un documento:
Por lo general, las palabras que utilizamos cotidianamente son sencillas y directas. Ellas permiten que la comunicación verbal sea fluida. Del mismo modo, el uso de palabras cortas, comunes y familiares, siempre que el contexto lo permita, contribuye a que el mensaje escrito sea leído fácil y efectivamente.
El objetivo es lograr una redacción clara y de fácil lectura, por lo tanto debes seleccionar palabras que sean:
ANTES DE REDACTAR CONSIDERA LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES:
Planear antes de escribir:
Ya hemos analizado una serie de características, a fin de proponer algunos elementos indispensables para el desarrollo de la habilidad para redactar mensajes de negocios. Ahora se trata de determinar cuáles son los pasos siguientes para que el mensaje logre captar la atención del receptor, generalmente con poco tiempo para leer.
Captar su atención y obtener una respuesta deseada o no hacerlo, depende de una planeación cuidadosa, que lleve a cumplir con un conjunto de particularidades típicas de un escrito de negocios bien estructurado.
Planear los textos antes de producirlos, permitirá que el proceso sea más efectivo. Las siguientes son algunas recomendaciones para lograrlo:
· Tener los antecedentes e información necesaria relacionada con el objeto de la comunicación.
· Precisar la razón principal del escrito: ¿Solicita?, ¿Reclama?, ¿Cotiza?, ¿Agradece?.
· Anticipar la posible reacción del lector y buscar cómo manejarla positivamente.
· Ordenar las ideas (Por favor!!).
· Elaborar borradores hasta conseguir el orden deseado… “como siempre lo hemos dicho”!
Desarrollar una idea por párrafo:
Un párrafo debe desarrollar sólo una idea, presentándola de manera coherente y organizada. Incluir más de una idea en su construcción atenta contra uno de los principios que ya estudiaste en cursos anteriores: la claridad.
Ejemplo:
Los directivos de esta organización estamos empeñados en reconocer los méritos personales y profesionales de nuestros funcionarios, a través de ascensos y reubicaciones en los cargos. A fin de cumplir con este objetivo, les agradeceremos hacer llegar a la División de Recursos Humanos, fotocopias legalizadas de los certificados de estudios, cursos de capacitación y experiencia laboral.
Como podrás apreciar en el manejo anterior existen dos ideas:
1. Promover ascensos y reubicación de los funcionarios.
2. Solicitar fotocopias legalizadas de las certificaciones de estudios, capacitación y experiencia.
Por tal razón, deben construirse dos párrafos:
(1)A fin de reconocer los méritos personales y profesionales de nuestros funcionarios, se promoverán ascensos y reubicaciones en los cargos.
(2) Para lograr el éxito en nuestro propósito, les agradeceremos enviar a esta División, las fotocopias legalizadas, de los certificados de estudios, capacitación y experiencia laboral. El plazo para su entrega vence el 10 de Abril.
Escribir Párrafos Proporcionados:
Es importante recordar el "justo medio" (Principio Aristotélico) en el cual se deben mover todas las cosas. Por lo tanto debes tener presente que párrafos demasiado extensos, podrían llevar a una confusión al lector.
Ejemplo:
Los préstamos para adquisición de vivienda se concederán a los funcionarios que lleven mínimo tres años de antigüedad, que sean mayores de 18 años y menores de 60; además que no sean propietarios y que demuestren su capacidad de pago. Si usted cumple con los requisitos aquí descritos, le aconsejamos presentar la documentación completa; en caso contrario, por favor no insista.
Como podrás notar, la exagerada extensión del párrafo lo vuelve tedioso y de difícil comprensión. Sin embargo, no existe una regla que determine cuántas líneas debe tener un buen párrafo, pero tres o cuatro son suficientes.
De qué manera podría quedar el mismo mensaje más breve y claro:
Los préstamos de vivienda se concederán a los funcionarios que reúnan los siguientes requisitos:
· Ser mayor de 18 años y menor de 60.
· No poseer vivienda.
· Demostrar capacidad de pago.
Enlazar secuencialmente los párrafos:
Usar palabras o frases conectivas para unir en forma lógica y natural un párrafo con otro. Algunos son: Sin embargo, asimismo, por lo tanto, por ejemplo, además, etc.
Usar un tono adecuado:
Todo escrito tiene una intención comunicativa; tratar de expresarla en los mejores términos debe ser el objetivo permanente. Recuerda que se requiere de una reacción positiva y motivante por parte del receptor.
Ser autocrítico:
Es una buena idea el que antes de remitir el documento a su destinatario, se lea una y otra vez; esto permite evaluar su redacción, verificar su presentación y si definitivamente queda una sensación de satisfacción, es porque está listo para ser enviado.
Sugerencias para comenzar un escrito:
· No empezar por escribir lo que el lector ya conoces:
Ej.: He recibido una carta el 10 del presente año, en la cual me solicita.
· Entrar directamente en materia:
Debido a auditorias extras, programadas en la ciudad de Concepción, le agradezco reservas pasaje para el 10 de Abril a las 18:00 hrs.
Toda la información entregada en las páginas anteriores, es válida para redactar cualquier tipo de documento. Si aprendes a redactar, estarás en condiciones de hacer cualquier tipo de escrito que se utilice en la empresa. Como por ejemplo: memorándum, notas internas, diferentes tipos de cartas, certificados, constancias, notas verbales, recibos, entre otros.
8/10/09
7/10/09
PUBLICACIONES Y FUENTES DE INFORMACIÓN OFICIALES.
CÁMARA DE COMERCIO: Esta institución se suministrará información acerca de las empresas, la actividad a la que se dedican, el número de trabajadores, etc.
Otra fuente de información gubernamental es el Diario Oficial. ¿Lo conoces?...
Puede ser que no, pero para que aclares tu duda, te contaremos en qué consiste: Es un diario que emite el Estado de Chile, con el propósito de dar a conocer toda la información respecto a leyes, decretos, resoluciones, etc., y otras que la ley exige, como cambio de nombre, pérdida de documentos como pagarés, formación de sociedades, etc. Del instante que una ley es publicada aquí, no se puede desconocer su vigencia.
BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE FUENTES DE INFORMACIÓN
Nadie espera que un oficinista, empleado administrativo o secretaria recuerde todos los detalles y datos, ni que maneje de memoria toda la información necesaria para efectuar todos los contactos, llamadas, entrevistas, cotizaciones, consultas, etc., que se producen en una empresa, producto del trabajo mismo.
Seria absurdo pensar que una persona podría ser capaz de memorizarlo todo. Con ese sistema sólo lograrías confundirte y cometer equivocaciones. Recuerda que la memoria es frágil y lo que se recuerda en el momento pronto podría olvidarse.
Para evitar lo que mencionábamos en el punto anterior, lo mas prudente es asegurarse y anotarlo todo. A continuación encontraras algunos consejos que te llevarán a realizar un mejor trabajo.
• Puedes aprender de memoria los datos que utilizas en forma habitual y que no cambian casi nunca. Ejemplos: Códigos telefónicos, direcciones que se repiten, claves computacionales, direcciones electrónicas, etc. y aquellos que son esenciales en la marcha de tu trabajo.
• Organiza tu propio sistema de referencias, podría ser mediante claves para acceder con rapidez a la información que utilizas constantemente, direcciones esenciales, números de teléfonos, números de catálogos, nombre de productos en venta, nombres de los funcionarios de la empresa con sus respectivos cargos, etc. Asegúrate de que el sistema que utilices pueda ser fácilmente puesto al día cuando sea necesario.
• Ten a mano, en todo momento, los libros y materiales de consulta que necesites. Ejemplo: guías telefónicas, diccionarios, guías de transportes, horarios de líneas aéreas, etc. Asegúrate de que la guía que tienes es la última edición, ya que un cambio en cualquiera de ellas podría tener un efecto negativo en tu trabajo.
Ten en cuenta, cuando necesites información mas especializada, donde tienes que ir y a quien pedírsela. Ejemplo: Cómo hacer una publicación en la prensa local, como legalizar un documento, donde pagar los impuestos, las imposiciones del personal, etc.
Es importante que tengas en cuenta que dentro del campo de acción de tu trabajo, requieres de mucha informaci6n y debes saber donde buscarla.
SELECCION, SEÑALIZACIÓN Y RESUMEN:
También podrás disponer de la información que se ha ido acumulando en la empresa a través de los años, incluyendo todas las publicaciones que se han realizado respecto a ella, producción de informes propios, investigaciones, estudios, etc. Es de suma importancia que esta información se encuentre ordenada y organizada, de manera que se puedan ubicar con rapidez cuando se requiera.
Actualmente nos encontramos con un constante diluvio de información que nos llega de todas partes. Un ejemplo claro son los catálogos de todas las grandes tiendas que llegan a nuestros hogares, sin costo para nosotros y donde nos presentan los productos en ofertas y de liquidación.
Otros métodos para comunicar información son aquellos que emplean el `Márketing telefónico" para informar como respuesta a una campaña, utilizando folletos por correo, publicidad puerta a puerta, o mediante agencias especializadas, bibliotecas o lugares públicos en los que la información puede ser recogida por el público.
Todas las instancias anteriores pueden ser aprovechadas como fuentes útiles de información.
En algunos casos, la información será, el servicio proporcionado por organismos estatales, organizaciones privadas, o agencias de investigación.
También podrás disponer de la información que se ha ido acumulando en la empresa a través de los años, incluyendo todas las publicaciones que se han realizado respecto a ella, producción de informes propios, investigaciones, estudios, etc. Es de suma importancia que esta información se encuentre ordenada y organizada, de manera que se puedan ubicar con rapidez cuando se requiera.
INDICES Y MÉTODOS
LIBROS BÁSICOS DE CONSULTA
Es conveniente que mantengas en la oficina una colección de fuentes de información para solucionar las dudas que pudieran ocasionarse. Algunos de los libros básicos de consultas pueden ser:
• Diccionario Castellano (www.rae.es)
• Diccionario de Sinónimos
• Diccionario de Inglés (http://es.babelfish.yahoo.com/)
• Gramática castellana
• Manual de redacción comercial (www.mailxmail.com/curso-ortografia-redaccion)
• Guía teléfonos con páginas amarillas (www.lasamarillas.cl)
• Guías de hoteles y restaurantes
• Mapas de carreteras
• Plano de la ciudad. (www.mapcity.com)
21/9/09
CUESTIONARIO DE ESTUDIO
UNIDAD III PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION
1. ¿Qué es la información?
2. Mencione las 3 formas de dar y recibir información, destacando la importancia de c/u.
3. ¿Cómo debe ser la entrega de la información?
4. ¿A través de qué registros se guardan la información recibida?, mencione un ejemplo de cada una.
5. ¿Cuáles son los 3 pasos para la elaboración de información?
6. ¿De qué depende la forma o los cambios que se realizaran para elaborar la información?
7. Mencione las vías para comunicar información.
8. A qué nos referimos cuando hablamos de “la era de información”.
9. Mencione las razones que han llevado a la empresa a mejorar sus sistemas de archivos.
10. ¿Cuáles son las ideas de los nuevos desafíos de las organizaciones?
11. ¿Qué elementos debe tener una “planilla de registro”?… recuerden la actividad
A estudiar!
Ojo, se revisará el desarrollo de este cuestionario como todos los anteriores.
EXITO!
RG
16/9/09
LA INFORMACIÓN Y SU TRATAMIENTO EN LA EMPRESA
A continuación encontrarás cinco puntos importantes, que tienen relación con el tratamiento que debemos darle a la "INFORMACIÓN" desde el punto de vista de la empresa.
TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN.
1 Recogida de Información.
Tu sabes que existen muchas maneras de dar y recibir información. Mencionaremos las más comunes:
a.- Información Telefónica: Constantemente nos estamos comunicando a través del teléfono con nuestros clientes, proveedores, otras sucursales, otras empresas, con bancos, etc.
b.- Informaciones Orales: Nos comunicamos y recibimos informaciones en forma personal de nuestros clientes, representantes, supervisores, auditores, inspectores, etc.
Respecto a la información oral es de suma importancia tener presente que:
LA INFORMACION QUE SE ENTREGA DEBE SER CONFIABLE, ES DECIR, UNA PERSONA QUE MANEJA UN CONJUNTO DE INFORMACIONES, DEBE DIFERENCIAR LA QUE ES CONFIDENCIAL RESPECTO DE LA PÚBLICA Y DEBE RECONOCER QUIENES SON LOS DESTINATARIOS DE CADA INFORMACIÓN.
LOS INTEGRANTES DE UNA INSTITUCIÓN SON LOS PRINCIPALES ENCARGADOS DE QUE LA COMUNICACIÓN ENTRE LAS PERSONAS DE SU EMPRESA FLUYA. ESTO SIGNIFICA QUE NO INTERPRETA NI CAMBIA LA INFORMACIÓN.
c.-Informaciones Escritas:
Existe una cantidad enorme de información escrita que se maneja en la oficina y que tu iras conociendo en su oportunidad.
También recolectamos información de: periódicos, revistas especializadas, folletos publicitarios, material de promoción, publicaciones oficiales, etc.
2 Registro de Información.
Para tener un control eficiente de la información esta debe registrarse en el momento de ser recibida. Existen registros computacionales y manuales.
Por ejemplo: un recado telefónico deberá ser registrado en un impreso adecuado para ello.
Si un documento será utilizado por más de una persona deberás fotocopiarlo para evitar su pérdida.
La correspondencia recibida y los documentos serán registrados en un libro especial o en el registro computacional antes de ser repartidos a los diferentes departamentos o secciones de la empresa.
Las citas y visitas deben ser anotadas en la agenda de trabajo.
3 Elaboración de la Información.
Antes de utilizar la información, ésta ha de ser elaborada. Su elaboración necesitaría realizar los siguientes pasos:
Paso1: Calcular si la información se refiere a facturas, pagos, movimientos de stock, etc.
Paso2: Cotejar recolectando información de varias fuentes, analizar, interpretar, redactar, resumir, editar, si la información se refiere a informes o antecedentes.
Paso3: Mecanografiar o almacenar la información en un computador.
La elaboración de la información, posiblemente cambie su forma, dependiendo del tipo de empresa o institución en que se generen.
4 Comunicación de la Información.
La información ha de ser entregada o transmitida a toda persona que necesite conocerla o utilizarla. Para ello podemos usar las siguientes vías:
· Mediante la utilización del teléfono
· Enviándola por correo tradicional o electrónico Mediante Fax
· A través de imágenes: por ejemplo en la pantalla de un computador.
· Por medio de folletos, catálogos y revistas.
5 Almacenamiento de la Información.
Es imprescindible, para cualquier empresa, controlar correctamente todas sus actividades, tener la capacidad de revisarlas y estudiarlas en cualquier momento, a fin de tener absolutamente claro que es lo que tiene y lo que no tiene, y cómo se está llevando a cabo el trabajo. Toda empresa debe tener un sistema para controlar la información relacionada con:
Protección de nuevas creaciones, productos o servicios.
· Controlar el efectivo de caja y otros valores.
· Tener al día los seguros correspondiente contra robo, accidentes, incendios, etc.
· Controlar las salidas de bodegas, existencias, etc.
· Preservar la información concerniente a contratos, pagos a clientes, informes de personal, carpetas del personal, correspondencia en general.
La llamada "era de la información" ha despertado una importancia inusitada respecto al almacenamiento y conservación de la información, entendida como el registro de datos con algún significado de importancia, cualquiera que sea el medio que se utilice para ello, y parte de la cual se encuentra en los llamados archivos administrativos.
Varias razones han llevado a la empresa a mejorar sus sistemas de archivos:
1. La proliferación de documentos que hace más difícil su organización y conservación.
2. La necesidad de obtener información útil, precisa, oportuna y veraz, que garanticen el éxito de la toma de decisiones, puesto que una buena decisión requiere igualmente de una buena información.
3. El desarrollo de medios electrónicos para el manejo, conservación y recuperación de la información.
El proceso de comunicación que engloba nuevas actividades y requerimientos de la empresa moderna en cuanto al traspaso datos por los flujos de información, ha sufrido una gran transformación al estallar el cambio de la era industrial a la era de la información.
Como señala el Relacionador Público chileno, Pablo Eyzaguirre Chadwick, los nuevos desafíos de las organizaciones se relacionan con ciertas ideas básicas:
1. Hoy existe la necesidad de procesar información a un ritmo cada vez más rápido.
2. Producción de mensajes generadores de respuestas efectivas de los públicos.
3. Traducción de los mensajes en actitudes y conductas.
Asimismo, el profesor Fernando Flores señala que "nuestra comprensión de la comunicación va al corazón de nuestra comprensión de las organizaciones, la comunicación es la generación de compromisos sociales"
7/6/09
Unid II La Comunicación en la Empresa
LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA O COMUNICACIÓN ORGANIZACINAL
Henry Ford.
El concepto de comunicación, se refiere al conjunto de elementos que intervienen en la transferencia de información desde el emisor hasta el receptor, entendiéndose como todo proceso que tenga por requerimiento organizacional y además por conveniencia situacional.
Tipos de Comunicación.
De manera general, la comunicación ha sido clasificada en:
- Comunicación oral.
Hasta hace poco, sólo lo escrito ofrecía garantías de fidelidad en su transmisión:
Pero actualmentehay muchos medios técnicos de transmisión, grabación y reproducción de sonidos que aseguran su exacta fidelidad.
Estos informes escritos son un ejemplo de comunicación escrita, que organizan un mayor grado de formalidad y a su vez dan margen a una base de información que queda a disposición para consultas posteriores, debe fluir con naturaleza a través de estructuras gramaticales y un lenguaje simple.
Mucho se habla de que esta comunicación está dada por una especie de cuatro puntos cardinales, las cuatro “C”, esto es, completa, clara, concisa y correcta.
Por ejemplo, la televisión y los medios audiovisuales representan en gran medida este tipo de comunicación.
La empresa es como un Ser vivo, tiene una historia, evoluciona a lo largo del tiempo, está sujeta a los cambios socioculturales y se va desarrollando en el entorno donde opera. Debido a esto las empresas necesitan comunicarse por sí mismas, buscando su integración en el medio donde está situada.
Las empresas reciben constantemente mensajes de su entorno y es importante que tengan en cuenta toda esta información para seguir operando.
La comunicación es esencialmente una transacción humana y de toda persona que desee comunicarse con otra se enfrenta a la influencia e importancia del comportamiento humano.
Una buena comunicación se identifica por ser efectiva, ser facilitadora, uniforme en su operación, ayuda a la planeación, a la organización, a la ejecución y el control administrativo, para alcanzar efectividad que se requiera de ellos.
Está acción comunicativa se lleva a cabo en tres direcciones:
Comunicación Interna.
Es aquella comunicación que se da al interior de la empresa, con sus públicos internos.
A través de la comunicación interna, las empresas intentan obtener dos objetivos:
1. Que la imagen que proyecta la empresa hacia el exterior sea interiorizada por el personal (factor identidad).
2. Pedir la colaboración de la Comunicación interna en todos los ámbitos (trabajo en equipo).
La comunicación es imprescindible, cada día tiene que comunicarse más con su público. Dentro de la propia empresa debe existir una buena comunicación entre los diferentes miembros para intercambiar información, ideas y toma de decisiones. El fracaso de muchas empresas radica en la falta de información.
Comunicación Corporativa y Organizacional.
Mediante esta comunicación, la empresa proyecta su identidad hacia el exterior, como un conjunto de rasgos y atributos que definen su esencia, permitiéndole de este modo ser reconocida y diferenciada.
La identidad corporativa de una empresa la define un conjunto de elementos, que sirven para definirla y diferenciarla de otras empresas.
PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN.
Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales, al permitir la discusión de actitudes, resolver confusiones respecto a los puestos y arreglar conflictos entre los grupos y los individuos.
Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales, motivando, controlando y evaluando el desempeño del personal organizacional. La comunicación es la principal herramienta del líder para persuadir a sus seguidores y obtener su cooperación. Asignar tareas, emitir órdenes, elogiar el desempeño y criticar los errores, implica cierto grado de comunicación.
Es una función vital de la información; para resolver los problemas sencillos o complejos y tomar decisiones precisas para influir de manera positiva en el desarrollo organizacional.
Clasificar las responsabilidades de tareas, identificar los puestos de autoridad y fincar responsabilidad para el desempeño: Las organizaciones, programadas de información y los procedimientos estándares de operación intentan encauzar las decisiones y proporcionar un conducto formal de comunicación para el control administrativo en las organizaciones.
ETAPAS DEL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
Para que el proceso de comunicación se realice eficazmente, necesita de todos los elementos que te mencionaremos a continuación. Éstos deben estar muy coordinados para el buen funcionamiento de la comunicación en la empresa:
EMISOR / MENSAJE /MEDIO / RECEPTOR / CÓDIGO / FEED BACK
Proceso de la Comunicación
Para que la comunicación en la empresa se desarrolle eficazmente, debes tener presente los diferentes tipos de comunicación.
Durante el proceso de comunicación se pueden producir barreras o frenos que ponen dificultades al mismo y que son de especial importancia en la comunicación empresarial. Por ejemplo, un directivo puede estar dando una serie de instrucciones sin tener en cuenta la comprensión del mensaje.
BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
Al iniciar un proceso de comunicación el emisor que desea comunicar algo elige el código y el medio adecuado para la transmisión de esta comunicación, teniendo siempre en cuenta al receptor. Una vez elaborado el mensaje, se transmite, a través del medio elegido, pero en toda comunicación se puede producir una serie de barreras que impiden el desarrollo de dicha comunicación.
FACTORES FISIOLÓGICOS
FACTORES SEMÁNTICOS
FACTORES SOCIALES
FACTORES PSICOLÓGICOS
6/5/09
RELACIONES HUMANAS
Otro factor importante en la administración de personal, es la creatividad. Los administradores deben incentivar la creatividad de los subordinados ya que ésta se traduce en nuevos productos o servicios y en formas más eficientes de realizar las tareas.
LIDERAZGO
Ser líder, según una síntesis de las definiciones que podríamos encontrar, se define como poseer la capacidad de influir en un grupo determinado de personas, para lograr un objetivo específico. La definición es bastante afortunada ya que menciona aspectos clave, como lo es la capacidad de influir en el resto, ya sea porque se posee una personalidad extrovertida, un conocimiento o desarrollo de una disciplina específica, por carisma, por simpatía o simplemente porque se encuentra en una posición que genera expectación de sus pares. También hace mención a que esta influencia existe sobre un grupo determinado, el que puede ser desde una sola persona, pasando por pequeños grupos, a grandes masas, un país o incluso toda la humanidad. Finalmente destacamos que todo líder busca un objetivo específico, lo que define radicalmente el tipo de liderazgo con el que nos encontraremos y sus alcances.
Que una persona posea liderazgo, suele confundirse con que posee otros dos elementos: Autoridad o Poder. Es necesario aclarar estos conceptos para no caer en contradicciones, ya que un líder puede serlo con o sin autoridad, como también puede darse que un líder tenga o no poder, puede que se de una mezcla de los tres, o incluso que una persona posea poder y autoridad, pero no sea considerado como un líder. La autoridad es la capacidad de lograr que otros te obedezcan por un cargo o título formal que se tiene. Es otorgada. De ahí que nos encontraremos con personas que tienen altos cargos en una compañía y que por su posición, se debe obedecer y acatar sus indicaciones. Sin embargo, esto no asegura que la persona en cuestión sea un líder. Por otro lado, el Poder lo asociamos a la capacidad de ejercer influencia sobre otros sin tener un título formal (autoridad) que involucre obediencia. Así, una persona que gana un premio millonario, obtiene poder adquisitivo y la atención, o admiración (incluso la envidia) del resto, pudiendo influir en ellos. Del mismo modo, no podemos decir que esta persona es un líder.
Un líder puede aparecer en los lugares menos esperados, llaman la atención con su personalidad y carisma, ya sea porque tiene muchas historias que contar, o porque es gracioso o porque tiene clarísimos los conceptos de trabajo en equipo, contando con una excelente manera de comunicarse y traspasar sus ideas al resto. Existe cierta “conexión” con lo que espera la gente de él.
Se define liderazgo como influencia, como el arte o proceso de influir sobre las personas para que intenten con buena disposición y entusiasmo lograr metas de grupo.
Los líderes actúan para ayudar a un grupo a lograr objetivos mediante la aplicación al máximo de sus capacidades.
Esta capacidad de influir es una capacidad que poseen algunas personas y que no puede pasar inadvertida en las empresas. Un liderazgo asociado a sus objetivos y políticas favorece la administración, un caudillismo opositor sólo logra conflictos, divisiones, los esfuerzos se pierden hacia metas diferentes y contradictorias. De allí que las tareas de los administradores no consiste en destruir a los líderes sino que aprovecharlos.
Estilos de liderazgo, Existen una infinidad de estilos de Liderazgo, sin embargo podemos distinguir los siguientes como patrones generales:
Autocrático: una persona que da órdenes y espera su cumplimiento, es impositivo y dirige a través de la habilidad para restringir u otorgar recompensas y castigos.
Democrático: (participativo) consulta con sus subordinados las acciones y las decisiones propuestas y promueve su participación.
Dejar hacer: utiliza muy poco su poder, si es que lo hace y da a sus subordinados una gran cantidad de independencia o rienda suelta en sus operaciones.
Coach: desarrolla el liderazgo de un capitán de equipo, un verdadero estratega que incentiva el trabajo en equipo.
TRABAJO EN EQUIPO.
El trabajo en equipo no es fácil. Es fácil trabajar en grupo, pero no en equipo. El trabajo en equipo involucra logros y dificultades. Mediante el trabajo en equipo, se logran personas capaces de emplear su potencial al 100%. Con líderes que sean talentosos coordinadores, hábiles para transmitir objetivos y valores.
No basta con tener un grupo de personas inteligentes, experimentadas. Sólo súper estrella. Más trascendental es la CALIDAD PERSONAL, CONDICIONES PARA TENER UN EQUIPO DE TRABAJO: Tener objetivos claros, comprometerse con ellos, tener una organización del equipo con roles bien definidos y reglas. Sinergía: tener bien claro que el todo es más que la suma de las partes.
Tener claro la misión y compartir los objetivos. Tener el deseo y la necesidad de trabajar juntos para lograrlos.
Lo más importante es el objetivo. Si está bien identificado y se logra que la gente se comprometa con él, se tiene el 50% del equipo armado, así están unidos para enfrentar ese objetivo común, lo que no podrán alcanzar individualmente.
Rol del líder: Orientar, dar a conocer, entusiasmar y comprometer a la gente hacia esas metas.
Organización del Equipo: No es un grupo de personas que se juntan de vez en cuando en forma espontánea o informalmente. Es un grupo bien organizado; con roles y responsabilidades, con relaciones de poder claros, con un líder aceptado por todos, con reglas, principios y valores que orientan la conducta de las personas. Todos deben conocer y comprometerse con esas reglas y el papel que le corresponde a cada uno.
Factores del éxito: Calidad personal; individuos con actitudes de colaboración más que de competencia, que tienen espíritu de entrega, que ponen sus habilidades al servicio de los demás, que saben escuchar y comunicarse, con una gran dosis de sabiduría, con sana humildad, abiertos a dar y a aprender.
Se necesitan personas con actitudes: actitud frente a los desafíos (“no achicarse”), actitud frente al trabajo. Trabajar más en conciencia, porque no trabajo solo para mí, trabajo para el equipo; y el equipo confía en que lo que estoy haciendo, lo estoy haciendo bien.
Para trabajar en equipo hay que ganarse la confianza y tener confianza en los demás. Tener una actitud correcta frente a los compañeros. Yo puedo ser súper fantástico para enfrentar desafíos, súper trabajador y todo ... pero neurótico, mal genio, amurrado, pesado, etc. No se puede trabajar en equipo con personas que no tienen un dominio de las relaciones interpersonales.
Se requiere humildad, reconocer el propio valer y a la vez, estar dispuesto a poner esas habilidades al equipo, así como los otros hacen lo mismo.
Estas son habilidades y conductas que se pueden aprender y entregar. Se necesita reaprender a colaborar, a entregar lo que sé, a compartir información.
Algunos problemas: problemas de comunicación y coordinación para establecer objetivos comunes.
Un buen equipo se nota por que logra sus objetivos en un clima gratificante.
Liderazgo, una habilidad: ¿Hasta cuándo dura el entusiasmo? Todo depende del líder del proyecto y de los facilitadores del equipo. Para esto se requiere entrenar a las personas, entrenar en habilidades de liderazgo.
El líder debe ser un conocedor de las relaciones interpersonales y de las variables grupales, debe manejar la comunicación y la participación de los miembros, la organización interna del equipo.
Debe apoyar, animar y ser flexible; ponerse firme y tomar decisiones rápidas cuando hay que hacerlo o consultar y delegar en otros momentos. El líder puede facilitar o trancar un equipo, requiere ser reconocido y validado por todos.
Facilitador: Es quien facilita el trabajo en equipo, esto requiere capacitación, debe tener llegada con las personas, poseer habilidades de relaciones interpersonales y de comunicación.
Debe detectar y capacitar a las personas con habilidades y características de líderes, con dones de mando, innovadores, creadores, inteligentes y flexibles.
EMPATIA.
¿Cuántas veces hemos estado preocupados o angustiados por algo, y nos hemos encontrado con alguien que simplemente con una mirada, con un gesto o una palabra oportuna, ha hecho que nos sintamos mejor?. En este caso, la capacidad empática de esta persona es la que ha contribuido a nuestra mejoría. ¿Tenemos nosotros esta capacidad?, ¿Cómo podemos desarrollar este poder?, ¿En qué consiste realmente la empatía?
La empatía es la capacidad de entender los pensamientos y emociones ajenas, de ponerse en el lugar de los demás y compartir sus sentimientos.
No es necesario pasar por las mismas vivencias y experiencias para entender mejor a los que nos rodean, sino ser capaces de captar los mensajes verbales y no verbales que la otra persona nos quiere transmitir, y hacer que se sienta comprendida de manera única y especial.
Es evidente que hay personas que por diversas razones tienen mucha capacidad empática y sin embargo otras, poseen enormes dificultades para entenderse con la gente y ponerse en su lugar.
En cualquier caso, conviene saber que las habilidades empáticas se pueden potenciar y desarrollar:
En cuanto a las actitudes que se deben tener para desarrollar la empatía destacan:
. Escuchar con la mente abierta y sin prejuicios; prestar atención y mostrar interés por lo que nos están contando, ya que no es suficiente con saber lo que el otro siente, sino que tenemos que demostrárselo; no interrumpir mientras nos están hablando y evitar convertirnos en un experto que se dedica a dar consejos en lugar de intentar sentir lo que el otro siente.
. Habilidad de descubrir, reconocer y recompensar las cualidades y logros de los demás. Esto va a contribuir, no solamente a fomentar sus capacidades, sino que descubrirán también, nuestra preocupación e interés por ellos.
ASERTIVIDAD
Es un concepto aportado por la psicología moderna a la comprensión y mejora de nuestras relaciones sociales. Se define como una conducta que permite a una persona actuar con base a sus intereses más importantes, defenderse sin ansiedad, expresar cómodamente sentimientos honestos o ejercer los derechos personales, sin negar los derechos de los otros. Compromete la capacidad de luchar por los propios derechos y expresar pensamientos y creencias en forma directa y apropiada, sin violentar los derechos de los demás.
Las características básicas de la persona asertiva son:
Libertad de expresión.
Comunicación directa, adecuada, abierta y franca.
Facilidad de comunicación en toda clase de personas. Su comportamiento es respetable y acepta sus limitaciones.
27/4/09
ELEMENTOS BÁSICOS DE PROYECTO
DESCRIPCIÓN / Qué voy a hacer?
OBJETIVO GENERAL /Para qué?
ESTRATEGIA / Cómo?
FUNDAMENTACIÓN /Por qué?
IMPACTO / Cuál es el beneficio? y Quiénes son los beneficiarios?
RECURSOS /(humanos, materiales, económicos)
COSTOS /Cuanto (económico)? reflejados en moneda nacional.
ANTECEDENTES (caso de estudio).
En el Colegio San Carlos de Aragón, los alumnos de 4to Medio, Técnico Profesional de Administración y Alimentación, han presentado un gran interés por adquirir conocimientos relacionados al “Marketing”.
Este módulo no se encuentra en la malla curricular de sus carreras.
Se ha planteado en diferentes instancias la necesidad de generar un espacio donde se profundicen contenidos relacionados a este tema, para tener un valor agregado al momento de egresar.
NOMBRE DEL PROYECTO
Taller ACLE: “El Marketing en la Sociedad Actual”.
DESCRIPCIÓN:
Implementación de Taller “Marketing en la sociedad actual”, el cual desarrollará temas de interés colectivo, relacionados al marketing social, publicidad y merchandising.
Dirigido a alumnos del nivel NM4 TP del Establecimiento Educacional San Carlos de Aragón, con una participación máxima de 20 cupos.
Se pretende fortalecer el conocimiento y el análisis crítico de los temas señalados anteriormente, generando un valor agregado en los alumnos participantes.
El Taller promueve la incorporación de métodos de trabajo y el análisis de gestiones innovadoras, realizadas por diferentes agencias publicitarias.
Duración del Taller: 4 meses (julio-agosto-septiembre-octubre), días sábados, desde las 10:00 a las 12:00 horas.
OBJETIVO:
Contribuir al conocimiento, fortalecimiento y análisis crítico de los alumnos del nivel NM4, en relación a temas, tales como: marketing social, publicidad y merchandising, a través de la implementación del Taller ACLE: “El Marketing en la Sociedad Actual”.
ESTRATEGIA:
Se utilizarán las siguientes herramientas y metodologías:
Entrega de material gráfico (“paper”)
Clases interactivas y dinamicas
Análisis de Power Point y Videos.
Plenario/Foro.
Entrevista con profesionales relacionados.
Espacios de interacción (coffebreak)
FUNDAMENTACIÓN:
Gran interés, por parte de alumnos de 4to Medio, Técnico Profesional del Colegio San Carlos de Aragón, en adquirir conocimientos relacionados al “Marketing”.
Escasez de espacios para analizar temas relacionados al marketing social, publicidad y merchandising.
IMPACTO:
Los Alumnos adquirirán conocimientos básicos de conceptos relacionados al marketing social, publicidad y merchandising, desarrollando sus potencialidades, a través de análisis del material de estudio, y dinámicas desarrolladas por profesionales de alta calidad.
Total Cupos beneficiarios: 20 alumnos, del nivel NM4 TP.
RECURSOS:
RRHH, Profesional con estudios profesionales relacionados al Taller. ($15.000 de honorarios x mes)
Materiales, (20) Carpetas, (5) Resmas de papel tamaño carta 500h.
Infraestructura: (1) Sala Audiovisual, (25) Sillas.
Coffe, (200) vasos térmicos medianos, (4) bandejas, (5) paquetes de servilletas
Económicos, $20.000 para compra de galletas, diferentes tipos.
COSTOS:
RRHH: $ 60.000.-
Materiales: $ 30.000.-
Infraestructura: $ 0.-
Económicos: $ 20.000.-
TOTAL : $110.000.-
21/4/09
ACTIVIDAD: UN DESAYUNO EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO / NM4F
16/4/09
PLANIFICACIÓN
PLANIFICACIÓN
Planear o planificar, es mirar al futuro, decidir con anticipación qué es lo que se quiere lograr, dónde se quiere llegar. Todas las organizaciones operan en ambientes cambiantes e inciertos, la planeación entonces busca adaptarlas a los cambios, minimizar el riesgo, aprovechar las oportunidades que se presentan, pronosticar en la medida que sea posible el futuro, y de esta manera hacerla crecer y prosperar. Si no existiera planeación o planificación se dejarían los acontecimientos al azar. La planeación establece un esfuerzo coordinado. Guía el quehacer de los subordinados y de los administradores.
La planeación proporciona los estándares que facilitan y permiten el control, de las funciones administrativas es la fundamental, ya que precede a las demás, es decir, la organización, la dirección y el control dependen de lo planificado. La planeación establece los objetivos para las otras funciones administrativas.
Planear es función de todo administrador independiente de su nivel jerárquico. Tanto un presidente de una compañía como un supervisor de primera línea planean, la diferencia radica en la amplitud de la planeación.
Entre las características de la Planificación podemos destacar:
* La Planificación debe ser flexible, que permita la adaptación del plan a nuevas circunstancias, por ej: utilizando planes correctivos.
* Se debe utilizar al máximo en la elaboración de los planes, los recursos de todo tipo (humanos, financieros, materiales)
* El plan debe formularse en un lenguaje comprensible, señalando en detalle todos los aspectos que implica el plan.
TIPOS DE PLANES
Existe una gran variedad de planes , recordemos que son cualquier curso de acción futura. Podemos señalar los siguientes:
Misión:Es la razón de existir de una empresa, representa la función que cumple en la sociedad, constituye el plan más general y está directamente relacionado con la satisfacción de necesidades de los clientes de la organización. Todas las organizaciones tanto las con fines de lucro como las sin fines de lucro deben tener claramente definida su misión, es decir, quiénes son sus clientes, qué necesidades tienen y a partir de la misión se pueden determinar objetivos o metas.
Ejemplos de empresas con una misión claramente definida:
Nestlé, "alimentar al mundo"
Xerox, "aumentar la productividad de las oficinas".
Revlon, "vender esperanza".
Objetivos: Corresponden a las metas o los fines que trata de alcanzar la organización por medio de su existencia y sus operaciones. Constituyen el plan básico de la organización. Son resultados que se desean para personas, grupos, o para la empresa.
Los objetivos forman una jerarquía, que abarca desde los más amplios, los de la empresa en su conjunto, por ejemplo, porcentaje de participación de mercado, monto de utilidades, nivel de ventas, crecimiento, etc., hasta los específicos de cada empleado.
Estrategia:Es un plan general que relaciona las ventajas o fortalezas de la empresa con las oportunidades que le ofrece el ambiente y que busca garantizar que los objetivos organizacionales se cumplan. Es un medio o curso general de acción para alcanzar objetivos, implica un despliegue de recursos y esfuerzos. El propósito de la estrategia es determinar y comunicar a través de un sistema de objetivos y políticas, una descripción del tipo de empresa que se desea.
Proyecto: Es un gran plan, el cual consta de estrategias, procedimientos, metas, políticas y presupuesto. Existen proyectos privados y sociales.
En un proyecto privado, se debe tener en cuenta los aspectos: comercialización, localización, técnicos, financieros y organizacionales.
En un proyecto social se debe tener en cuenta el impacto social que puede alcanzar.
Una vez elegido el plan de entre los planes alternativos, es necesario diseñar los programas de trabajo para asignarlos a las personas que tendrán la responsabilidad de ejecutarlos. Definiremos Programa como:
Programa: Es una descripción gráfica transmisible y anticipada de todas las acciones que deben realizarse para llevar a cabo el objetivo ( viene de grama= expresión gráfica y de pro= antes de).
El programa deberá contener:
- lo que debe hacerse (actividades).
- cuándo debe llevarse a cabo (tiempo).
- qué políticas se deben respetar.
- cuántas personas llevarán a cabo el trabajo, horarios de trabajo.
- cuánto será el costo.
Podemos señalar asimismo, que las herramientas para programar actividades son:
Carta Gantt
Está concebida como un gráfico delimitado por un eje de coordenadas X e Y, donde el eje de las ordenadas (vertical) es el de la Y, representando a las actividades a desarrollar y el eje de las abcisas (horizontal) es el de la X, representando al factor tiempo.
11/4/09
TRABAJO DE INVESTIGACION "ENTREVISTA A ADMINISTRADOR" NM4F
NOMBRE (administrador)
CARGO (asignado en la empresa)
DEPARTAMENTO (en el que se desarrolla)
EMPRESA (a la que pertenece)
- ¿Cuáles son las tareas o funciones al interior de la organización?
(tratar de obtener al menos 5 funciones)
- Según su cargo y desempeño, ¿qué características debe poseer para desarrollar bien su trabajo al interior de la organización?
(tratar de obtener al menos 5 características)
PLAZO PARA POSTEAR EL TRABAJO: Hasta el día Martes 14, a las 23:55 horas.
CON NOTA ACUMULATIVA
Gracias
Profesor RG/
9/4/09
TRABAJO DE INVESTIGACION "ENTREVISTA A ADMINISTRADOR" NM4G
ACTIVIDAD: Entrevistar a un Administrador e investigar y completar la siguiente ficha:
NOMBRE (administrador)
CARGO (asignado en la empresa)
DEPARTAMENTO (en el que se desarrolla)
EMPRESA (a la que pertenece)
- ¿Cuáles son las tareas o funciones al interior de la organización?
(tratar de obtener al menos 5 funciones)
- Según su cargo y desempeño, ¿qué características debe poseer para desarrollar bien su trabajo al interior de la organización?
(tratar de obtener al menos 5 características)
PLAZO PARA POSTEAR EL TRABAJO: Hasta el día Jueves 09, a las 23:55 horas.
CON NOTA ACUMULATIVA
Gracias
Profesor RG/
7/4/09
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
La eficiencia es una parte vital de la administración. Esta se refiere a la relación entre recursos y producto. Si se obtiene más producto con determinados recursos, hay aumento en la eficiencia. En forma análoga, si puede obtener la misma cantidad de productos con menores recursos, de nuevo aumenta la eficiencia. Puesto que los administradores tratan con recursos o insumos que son escasos —dinero, gente, equipo— se ocupan del empleo eficiente de estos recursos. Por tanto, la administración busca minimizar los costos de los recursos.
No basta ser eficiente. La administración también tiene que conseguir que se logren los objetivos; es decir, busca la eficacia. Por lo tanto, la eficiencia se relaciona con el uso racional de los recursos y la eficacia con el logro de metas u objetivos.
El proceso administrativo representa las funciones o actividades que desempeñan los administradores. Estas son: planeación, organización, dirección, y control. Más adelante se profundizará en estas funciones.
· La función de planeación define las metas u objetivos de la organización, establecer una estrategia global para alcanzarlas, y desarrollar una jerarquía comprensiva de planes para integrar y coordinar las actividades.
· La función de organización consiste en diseñar la estructura de la organización, es decir, el organigrama, los cargos y la autoridad y responsabilidad asociadas a éstos.
· La dirección implica dirigir y coordinar a las personas. Es decir, los administradores contratan personal, motivan a sus subordinados, dirigen las actividades de otros, seleccionan el canal de comunicación más efectivo, resuelven conflictos entre integrantes, utilizan algún estilo de liderazgo, etc.
· La última función que desempeñan los administradores es el control. Después que se fijan las metas, se formulan los planes, se delinean los arreglos estructurales y se contrata, capacita y motiva a las personas, para cerciorarse de que las cosas van como deben ir, la administración debe verificar el desempeño de la organización. Se debe comparar el desempeño real con las metas previamente fijadas. Si hay algunas desviaciones significativas, es trabajo de la administración volver a encauzar en forma debida a la organización. Este proceso de verificación, comparación y corrección es lo que se realiza en la función de control.
En el siguiente esquema podemos resumir en forma gráfica los conceptos definidos.
Por otro lado, el administrador no sólo requiere estar motivado, creer en sí mismo y en lo que hace, sino que básicamente, necesita saber transmitir esa motivación al grupo, lo que constituye la esencia de la dirección o conducción. Para lograr motivar a sus empleados, el administrador debe poseer una capacidad de liderazgo frente a ellos, es decir, lograr un seguimiento por parte de los subalternos.
Los administradores deben poseer cierta preparación y conocimientos técnicos, ya que constituyen una base para la toma de decisiones: la motivación, el liderazgo y otras habilidades no son suficientes.
Así también, el administrador debe saber sobre las tareas que se le han asignado y saber aplicar adecuadamente sus conocimientos.
La capacidad de innovación y adaptación a un medio externo cada vez más dinámico hace del poder de la adaptación una capacidad esencial de los administradores. Esto implica imbuirse de una mentalidad propensa al cambio y combatir su natural resistencia.
· Ser objetivo y justo, auténtico, ponderado, recto, metódico y persistente.
· Tener vocación de comunicador y formador.
· Tener habilidad para delegar, influir y persuadir (motivar) y para desarrollar equipos de trabajo, dinamizando la organización. Al hacerlo, debe transmitir confianza.
· Escuchar con empatía.
· Poseer cultura y conocimientos amplios.
· Buscar la unidad, la cohesión, la integración.
· Ser autocrítico y saber reconocer los errores. Este es un poderoso factor de motivación que inspira confianza en los subordinados.
2/4/09
TIPOS DE ORGANIZACION
Por: Idalberto Chiavenato
Teniendo esto en cuenta, en el presente documento se incluye una breve descripción de los principales tipos de organizaciones, clasificados según sus objetivos, estructura y características principales, con la finalidad de brindar un panorama amplio, ordenado y comprensible acerca de este importante tema.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
Como se mencionó anteriormente, las organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversas, por tanto, dan lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones. Sin embargo, y luego de revisar literatura especializada en administración y negocios, considero que los principales tipos de organizaciones —clasificados según sus objetivos, estructura y características principales— se dividen en: 1) Organizaciones según sus fines, 2) organizaciones según su formalidad y 3) organizaciones según su grado de centralización.
· Organizaciones Según Sus Fines.- Es decir, según el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:
Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines (si no es el único) generar una determinada ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o accionistas.
Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello.
El ejército, la Iglesia, los servicios públicos, las entidades filantrópicas, las organizaciones no gubernamentales (ONG), etc.
son ejemplos de este tipo de organizaciones.
· Organizaciones Según su Formalidad.- Dicho en otras palabras, según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Estas se dividen en:
Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan personas y actividades y cómo se reunen de nuevo.
Según Idalberto Chiavenato, la organización formal comprende estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la organización, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos que expresan cómo la organización pretende que sean las relaciones entre los órganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido.
Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o más de los siguientes tipos de organización:
Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua, pues tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su área de competencia, pues las líneas de comunicación son estrictamente establecidas. Es una forma de organización típica de pequeñas empresas o de etapas iniciales de las organizaciones.
Ventajas:
· Estructura sencilla y fácilmente comprensible por cualquiera.
· Suele ser indicado para pequeñas empresas.
· Su implantación es fácil y goza de una gran estabilidad.
· Se define claramente la responsabilidad de cada empleado.
· Las excesivas relaciones formales pueden ser demasiado rígidas e inflexibles para mantenerse en el tiempo. o La flexibilidad es muy limitada, algo no muy aconsejable hoy en día.
· La dirección suele ser única y directa, por lo que pueden aparecer tendencias autoritarias.
· Da demasiada importancia a los jefes, ya que los considera la base de la organización.
· No fomenta mucho la especialización, muy demandada en la actualidad.
· Si la empresa crece, con ésta organización corre el riesgo de colapso.
· En una empresa pequeña que no necesita especialistas en tareas muy técnicas.
· En organizaciones de corta duración, donde lo que importa es hacer el trabajo, sin tener muy en cuenta su calidad.
· En la creación de una organización.
· Si las tareas que se llevan a cabo son rutinarias y estandarizadas. o Si la tendencia es a externalizar servicios.
Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones. Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional para la diferenciación de actividades o funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa: Es el germen del staff.
Ventajas:
· La comunicación directa y rápida mejora las relaciones en la empresa.
· Su seña de identidad es la especialización.
· Cada órgano es el encargado de una actividad concreta.
· Subordinados: existen problemas de delegación de autoridad y delimitación de responsabilidades. o Tensión y conflictos: existe una tendencia hacia ellos ya que la competencia y rivalidad extremas puede derivar en posiciones casi irreconciliables.
· Especialistas: la competencia entre ellos puede ser muy elevada por lo que en ocasiones perjudica a la empresa.
· Objetivos: ante la subordinación múltiple se producen problemas de comunicación ante un problema, ya que el empleado no sabe exactamente a quien acudir, lo que genera baja productividad y desorientación o confusión en determinados momentos.
· Mandos: pierden autoridad con respecto a la organización lineal, ya que la disciplina se modera.
Es conveniente aplicarla en las siguientes circunstancias:
· Pequeñas empresas con especialistas muy bien compenetrados dirigidos de forma eficaz y con unos objetivos concretos y seriamente determinados.
· En ciertos momentos la organización puede delegar determinadas autoridades funcionales a órganos especializados.
Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas. En la organización línea-staff, existen características del tipo lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional más complejo y completo. En la organización linea-staff coexisten órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órganos de apoyo y de consultoría) manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras los órganos de staff prestan asesoría y servicios especializados.
Ventajas:
· Por un lado tiene asesoría especializada mientras que por otro posee autoridad única.
· Si se realiza correctamente, se produce una actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos staff.
Desventajas:
· El asesor staff es un teórico, técnico con preparación profesional, mientras que el hombre de línea es mucho más práctico.
· El empleado de línea puede interpretar que el trabajador staff lo único que quiere es quitarle prestigio y autoridad.
· El trabajador staff recomienda y asesora, pero no asume responsabilidades inmediatas.
· La asesoría se contempla con un gasto, a veces innecesario por parte del personal de línea, que es avalado por ciertos informes o planes presentados por los órganos staff, que lo único que buscan es justificar su coste.
Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités, juntas, consejos, grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comités desempeñan funciones administrativas, otros, funciones técnicas; otros estudian problemas y otros sólo dan recomendaciones. La autoridad que se dá a los comités es tan variada que reina bastante confusión sobre su naturaleza.
Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización.
Según Hitt, Black y Porter, aunque prácticamente todas las organizaciones tienen cierto nivel de formalización, también todas las organizaciones, incluso las más formales, tienen un cierto grado de informalización.
· Organizaciones Según su Grado de Centralización.- Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:
Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.
Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda.
Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralización es característica de organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles. Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad.
En este punto, y a manera de complementar lo anterior, cabe señalar que según Hitt, Black y Porter, con frecuencia, los estudiantes perciben que formalización y centralización son esencialmente lo mismo, y por tanto, creen informalización y descentralización como sinónimos. Sin embargo, éste no es el caso. Se puede tener una organización muy formal que esté altamente centralizada, aunque también una organización formal que esté bastante descentralizada. Por otro lado, también habría una organización altamente informal que esté descentralizada o altamente centralizada.
19/3/09
TRABAJO WEB (+ 1 pto en prox control)
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ACTIVIDAD:
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1.- Trabajar en grupo, 4 integrantes como mínimo y 5 como máximo.
2.- Los integrantes deberán analizar 7 principios organizacionales -señalados en clases- y desde el punto de vista de un "administrador", describir como aplicarían estos principios a un grupo de trabajo determinado.
Principio: Unidad de Dirección.
Aplicación: dentro del equipo de trabajo se delegara a "David Vidal" para ser el coordinador de gestión y desarrollo, quien deberá asignar las tareas y fiscalizar que los integrantes del equipo cumplan con sus tareas y con el plan de actividades designado por la alta administración.
Clase Nº06 Principios Organizacionales, según Fayol
PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES
Para que la organización de la empresa sea eficiente, deben estar muy claros sus fines, así también sus funciones y actividades
Principios Generales de la Organización
El estudio de la organización administrativa de la empresa, comenzó en el despertar del siglo XX, con los ingenieros Frederick Winlow Taylor (EEUU) y Henri Fayol (francés), este último formulaba su teoría clásica que se caracteriza por el énfasis en la estructura que la organización debería poseer para ser eficiente.
Todas las ciencias, incluso la administración, se debe basar en leyes. Fayol trató de definir sus principios generales de la siguiente manera:
1.- División del trabajo: consiste en la especialización de las tareas.
2.- Autoridad y responsabilidad: la primera es el derecho de dar órdenes, la otra es una consecuencia natural de la primera. Ambas deben estar equilibradas.
3.- Disciplina: depende de la obediencia a los acuerdos establecidos.
4.- Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de sólo un superior.
5.- Unidad de dirección: una cabeza y un plan para cada grupo de actividades que tengan un mismo un mismo objetivo.
6.- Subordinación: de los intereses individuales a los intereses generales.
7.- Remuneración del personal: debe haber una justa y garantizada retribución para los empleados y para la organización.
8.- Centralización: se refiere a la concentración de la autoridad en la alta jerarquía de la organización.
9.- Jerarquía o cadena escalar: es la línea de autoridad que va del escalón más alto al más bajo.
10.- Orden: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
11.- Equidad: amabilidad y justicia para alcanzar la lealtad del personal.
12.- Estabilidad y duración (en un cargo) del personal: la rotación tiene un impacto negativo sobre la eficiencia de la organización.
13.- Iniciativa: la capacidad de visualizar un plan y de asegurar su éxito.
14.- Espíritu de equipo: la armonía y la unión entre las personas constituyen grandes fuerzas para la organización.
La aplicación de la organización da lugar a un tipo concreto de organigramas. Estas organizaciones pueden ser de muy diversas clases, siendo las mas usuales la jerarquización funcional y la mixta.