21/10/09
CUESTIONARIO DE ESTUDIO
CUESTIONARIO DE ESTUDIO
UNIDAD IV ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
1.- ¿Cuál es la función de la Carta Comercial?
2.- Refiérase a las 3 partes a considerar para que un texto sea claro y preciso
3.- ¿Qué se recomienda tener presente en todo texto?
4.- Los “Documentos Tipos” ¿Para qué sirven y dónde podemos encontrar?
5.- En la Comunicación Oral y Escrita ¿Qué permite la fluidez de esta?
6.- ¿Cuál es el objetivo de seleccionar términos adecuados para redactar un documento?
7.- ¿Por qué se debe planear antes de escribir un texto?
8.- ¿Qué se debe tener en consideración para “captar la atención del lector”?
9.- A qué se refiere:
“Desarrollar una idea por párrafo”
“Escribir párrafos proporcionados”
“Enlazar secuencialmente datos”
“Usar un tono adecuado”
“Ser autocritico”.
UNIDAD IV ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
1.- ¿Cuál es la función de la Carta Comercial?
2.- Refiérase a las 3 partes a considerar para que un texto sea claro y preciso
3.- ¿Qué se recomienda tener presente en todo texto?
4.- Los “Documentos Tipos” ¿Para qué sirven y dónde podemos encontrar?
5.- En la Comunicación Oral y Escrita ¿Qué permite la fluidez de esta?
6.- ¿Cuál es el objetivo de seleccionar términos adecuados para redactar un documento?
7.- ¿Por qué se debe planear antes de escribir un texto?
8.- ¿Qué se debe tener en consideración para “captar la atención del lector”?
9.- A qué se refiere:
“Desarrollar una idea por párrafo”
“Escribir párrafos proporcionados”
“Enlazar secuencialmente datos”
“Usar un tono adecuado”
“Ser autocritico”.
GENERALIDADES DE DOCUMENTOS COMERCIALES.
La fuerza de la palabra escrita está en su capacidad de permanencia en el tiempo. Un texto escrito puede ser leído una y otra vez, por distintas personas y en distintos momentos, por lo que - a diferencia de un texto oral - nos exige una mayor corrección en el lenguaje y una fluida redacción. Los textos comerciales no escapan a esta norma, y en el tiempo se han ido formulando ciertos modelos, por ejemplo, de cartas, memorandos, notas verbales, que tienden a ser utilizados sin mayores alteraciones.
¿Cómo se comunican las Empresas?
Uno de los documentos más utilizados en la empresa para comunicarse externamente, es la carta comercial.
A continuación haremos juntos un breve resumen de cómo redactar este documento.
Para que el cuerpo o texto de un documento sea claro y preciso, debemos considerarlo como dividido en tres partes:
a. Introducción a la idea básica: Tiene por objeto influir en el destinatario y despertar su interés, con el propósito de que la lea completa. Si es respuesta a otra carta, debe referirse de inmediato a ella.
b. Desarrollo de la Idea: En esta parte hay que poner en juego las características de la expresión escrita. Lo esencial es escribir frases completas y claras, para que el receptor comprenda inmediatamente su contenido. En todo texto se recomienda:
· Tratar un solo asunto por documento.
· Si son varios deberán guardar relación entre sí y deberán exponerse de acuerdo al grado de importancia.
· Dejar clara la idea que motiva el documento.
· Exponer con claridad los hechos y argumentos.
· Evitar párrafos demasiado extensos.
· Eliminar la repetición de palabras o ideas.
c. Conclusión Final: Es el párrafo que cierra el cuerpo de la carta. Será la consecuencia lógica de lo expresado en el texto y debe impulsar al destinatario a actuar.
Por otra parte, la redacción de un texto puede constituir, en ocasiones, una tarea difícil de enfrentar, especialmente cuando se trata de documentos oficiales, que deben representar adecuadamente la imagen de la empresa en que trabajamos.
Sin embargo, es común que al interior de las organizaciones existan documentos tipos, que son utilizados como base para redactar nuevos escritos y que se convierten en modelos de redacción, en patrones que se consagran como correctos gracias a su frecuente utilización.
Selección de términos adecuados para redactar un documento:
Por lo general, las palabras que utilizamos cotidianamente son sencillas y directas. Ellas permiten que la comunicación verbal sea fluida. Del mismo modo, el uso de palabras cortas, comunes y familiares, siempre que el contexto lo permita, contribuye a que el mensaje escrito sea leído fácil y efectivamente.
El objetivo es lograr una redacción clara y de fácil lectura, por lo tanto debes seleccionar palabras que sean:
ANTES DE REDACTAR CONSIDERA LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES:
¿Cómo se comunican las Empresas?
Uno de los documentos más utilizados en la empresa para comunicarse externamente, es la carta comercial.
A continuación haremos juntos un breve resumen de cómo redactar este documento.
Para que el cuerpo o texto de un documento sea claro y preciso, debemos considerarlo como dividido en tres partes:
a. Introducción a la idea básica: Tiene por objeto influir en el destinatario y despertar su interés, con el propósito de que la lea completa. Si es respuesta a otra carta, debe referirse de inmediato a ella.
b. Desarrollo de la Idea: En esta parte hay que poner en juego las características de la expresión escrita. Lo esencial es escribir frases completas y claras, para que el receptor comprenda inmediatamente su contenido. En todo texto se recomienda:
· Tratar un solo asunto por documento.
· Si son varios deberán guardar relación entre sí y deberán exponerse de acuerdo al grado de importancia.
· Dejar clara la idea que motiva el documento.
· Exponer con claridad los hechos y argumentos.
· Evitar párrafos demasiado extensos.
· Eliminar la repetición de palabras o ideas.
c. Conclusión Final: Es el párrafo que cierra el cuerpo de la carta. Será la consecuencia lógica de lo expresado en el texto y debe impulsar al destinatario a actuar.
Por otra parte, la redacción de un texto puede constituir, en ocasiones, una tarea difícil de enfrentar, especialmente cuando se trata de documentos oficiales, que deben representar adecuadamente la imagen de la empresa en que trabajamos.
Sin embargo, es común que al interior de las organizaciones existan documentos tipos, que son utilizados como base para redactar nuevos escritos y que se convierten en modelos de redacción, en patrones que se consagran como correctos gracias a su frecuente utilización.
Selección de términos adecuados para redactar un documento:
Por lo general, las palabras que utilizamos cotidianamente son sencillas y directas. Ellas permiten que la comunicación verbal sea fluida. Del mismo modo, el uso de palabras cortas, comunes y familiares, siempre que el contexto lo permita, contribuye a que el mensaje escrito sea leído fácil y efectivamente.
El objetivo es lograr una redacción clara y de fácil lectura, por lo tanto debes seleccionar palabras que sean:
ANTES DE REDACTAR CONSIDERA LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES:
Planear antes de escribir:
Ya hemos analizado una serie de características, a fin de proponer algunos elementos indispensables para el desarrollo de la habilidad para redactar mensajes de negocios. Ahora se trata de determinar cuáles son los pasos siguientes para que el mensaje logre captar la atención del receptor, generalmente con poco tiempo para leer.
Captar su atención y obtener una respuesta deseada o no hacerlo, depende de una planeación cuidadosa, que lleve a cumplir con un conjunto de particularidades típicas de un escrito de negocios bien estructurado.
Planear los textos antes de producirlos, permitirá que el proceso sea más efectivo. Las siguientes son algunas recomendaciones para lograrlo:
· Tener los antecedentes e información necesaria relacionada con el objeto de la comunicación.
· Precisar la razón principal del escrito: ¿Solicita?, ¿Reclama?, ¿Cotiza?, ¿Agradece?.
· Anticipar la posible reacción del lector y buscar cómo manejarla positivamente.
· Ordenar las ideas (Por favor!!).
· Elaborar borradores hasta conseguir el orden deseado… “como siempre lo hemos dicho”!
Desarrollar una idea por párrafo:
Un párrafo debe desarrollar sólo una idea, presentándola de manera coherente y organizada. Incluir más de una idea en su construcción atenta contra uno de los principios que ya estudiaste en cursos anteriores: la claridad.
Ejemplo:
Los directivos de esta organización estamos empeñados en reconocer los méritos personales y profesionales de nuestros funcionarios, a través de ascensos y reubicaciones en los cargos. A fin de cumplir con este objetivo, les agradeceremos hacer llegar a la División de Recursos Humanos, fotocopias legalizadas de los certificados de estudios, cursos de capacitación y experiencia laboral.
Como podrás apreciar en el manejo anterior existen dos ideas:
1. Promover ascensos y reubicación de los funcionarios.
2. Solicitar fotocopias legalizadas de las certificaciones de estudios, capacitación y experiencia.
Por tal razón, deben construirse dos párrafos:
(1)A fin de reconocer los méritos personales y profesionales de nuestros funcionarios, se promoverán ascensos y reubicaciones en los cargos.
(2) Para lograr el éxito en nuestro propósito, les agradeceremos enviar a esta División, las fotocopias legalizadas, de los certificados de estudios, capacitación y experiencia laboral. El plazo para su entrega vence el 10 de Abril.
Escribir Párrafos Proporcionados:
Es importante recordar el "justo medio" (Principio Aristotélico) en el cual se deben mover todas las cosas. Por lo tanto debes tener presente que párrafos demasiado extensos, podrían llevar a una confusión al lector.
Ejemplo:
Los préstamos para adquisición de vivienda se concederán a los funcionarios que lleven mínimo tres años de antigüedad, que sean mayores de 18 años y menores de 60; además que no sean propietarios y que demuestren su capacidad de pago. Si usted cumple con los requisitos aquí descritos, le aconsejamos presentar la documentación completa; en caso contrario, por favor no insista.
Como podrás notar, la exagerada extensión del párrafo lo vuelve tedioso y de difícil comprensión. Sin embargo, no existe una regla que determine cuántas líneas debe tener un buen párrafo, pero tres o cuatro son suficientes.
De qué manera podría quedar el mismo mensaje más breve y claro:
Los préstamos de vivienda se concederán a los funcionarios que reúnan los siguientes requisitos:
· Ser mayor de 18 años y menor de 60.
· No poseer vivienda.
· Demostrar capacidad de pago.
Enlazar secuencialmente los párrafos:
Usar palabras o frases conectivas para unir en forma lógica y natural un párrafo con otro. Algunos son: Sin embargo, asimismo, por lo tanto, por ejemplo, además, etc.
Usar un tono adecuado:
Todo escrito tiene una intención comunicativa; tratar de expresarla en los mejores términos debe ser el objetivo permanente. Recuerda que se requiere de una reacción positiva y motivante por parte del receptor.
Ser autocrítico:
Es una buena idea el que antes de remitir el documento a su destinatario, se lea una y otra vez; esto permite evaluar su redacción, verificar su presentación y si definitivamente queda una sensación de satisfacción, es porque está listo para ser enviado.
Sugerencias para comenzar un escrito:
· No empezar por escribir lo que el lector ya conoces:
Ej.: He recibido una carta el 10 del presente año, en la cual me solicita.
· Entrar directamente en materia:
Debido a auditorias extras, programadas en la ciudad de Concepción, le agradezco reservas pasaje para el 10 de Abril a las 18:00 hrs.
Toda la información entregada en las páginas anteriores, es válida para redactar cualquier tipo de documento. Si aprendes a redactar, estarás en condiciones de hacer cualquier tipo de escrito que se utilice en la empresa. Como por ejemplo: memorándum, notas internas, diferentes tipos de cartas, certificados, constancias, notas verbales, recibos, entre otros.
8/10/09
7/10/09
PUBLICACIONES Y FUENTES DE INFORMACIÓN OFICIALES.
Seguramente en muchas ocasiones tendrás la necesidad de conocer formación de instituciones del Estado o empresas privadas. Para ello, los organismos editan revistas o boletines con el fin de difundir su actividad, hacia la comunidad.
Existe una serie de organizaciones que pueden ofrecerte información, consejos, asistencia o servicios en áreas específicas. En la lista que encontrarás a continuación te damos una idea sobre lo que puede ofrecerte cada institución:
CORREO: En la oficina de correos de tu ciudad, podrán facilitarte información relativa a los servicios que llevan a cabo: franqueo, encomiendas nacionales e internacionales, cartas certificadas etc.
EMPRESAS TELEFÓNICAS: En los servicios de información de telefónica, te entregarán todo lo relacionado con las telecomunicaciones vía teléfono, MODEM, teléfono para el auto, fax, etc.
SERNAC: En el Servicio Nacional del Consumidor, te darán informaciones sobre precios, publicidad engañosa, caducidad de los productos, mal trato al usuario, etc.
BANCOS: Los bancos locales y nacionales solucionarán todo lo concerniente a las finanzas, cuantas corrientes, de ahorro, pagarés, pagos, letras, protestos, moneda extranjera, etc.
CÁMARA DE COMERCIO: Esta institución se suministrará información acerca de las empresas, la actividad a la que se dedican, el número de trabajadores, etc.
AGENCIAS DE VIAJES: Éstas te entregarán antecedentes sobre líneas aéreas, itinerarios, tours, alojamiento, etc.
AGENCIA DE EMPLEOS: Las agencias de empleos tendrán a tu disposición lista de personal disponible en las distintas especialidades o áreas.
SERNAM: El servicio nacional de la mujer, te entregará información relacionada con la protección de la mujer, tanto en el hogar como en su trabajo.
COLEGIOS PROFESIONALES: Asociaciones o colegios profesionales, asociaciones de comerciantes, proporcionarán a sus miembros información de su interés respectivo.
.
Otra fuente de información gubernamental es el Diario Oficial. ¿Lo conoces?...
Puede ser que no, pero para que aclares tu duda, te contaremos en qué consiste: Es un diario que emite el Estado de Chile, con el propósito de dar a conocer toda la información respecto a leyes, decretos, resoluciones, etc., y otras que la ley exige, como cambio de nombre, pérdida de documentos como pagarés, formación de sociedades, etc. Del instante que una ley es publicada aquí, no se puede desconocer su vigencia.
ENTRE OTROS...
BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE FUENTES DE INFORMACIÓN
FUENTES DE INFORMACIÓN MÁS USUALES:
Nadie espera que un oficinista, empleado administrativo o secretaria recuerde todos los detalles y datos, ni que maneje de memoria toda la información necesaria para efectuar todos los contactos, llamadas, entrevistas, cotizaciones, consultas, etc., que se producen en una empresa, producto del trabajo mismo.
Seria absurdo pensar que una persona podría ser capaz de memorizarlo todo. Con ese sistema sólo lograrías confundirte y cometer equivocaciones. Recuerda que la memoria es frágil y lo que se recuerda en el momento pronto podría olvidarse.
Para evitar lo que mencionábamos en el punto anterior, lo mas prudente es asegurarse y anotarlo todo. A continuación encontraras algunos consejos que te llevarán a realizar un mejor trabajo.
• Puedes aprender de memoria los datos que utilizas en forma habitual y que no cambian casi nunca. Ejemplos: Códigos telefónicos, direcciones que se repiten, claves computacionales, direcciones electrónicas, etc. y aquellos que son esenciales en la marcha de tu trabajo.
• Organiza tu propio sistema de referencias, podría ser mediante claves para acceder con rapidez a la información que utilizas constantemente, direcciones esenciales, números de teléfonos, números de catálogos, nombre de productos en venta, nombres de los funcionarios de la empresa con sus respectivos cargos, etc. Asegúrate de que el sistema que utilices pueda ser fácilmente puesto al día cuando sea necesario.
• Ten a mano, en todo momento, los libros y materiales de consulta que necesites. Ejemplo: guías telefónicas, diccionarios, guías de transportes, horarios de líneas aéreas, etc. Asegúrate de que la guía que tienes es la última edición, ya que un cambio en cualquiera de ellas podría tener un efecto negativo en tu trabajo.
Ten en cuenta, cuando necesites información mas especializada, donde tienes que ir y a quien pedírsela. Ejemplo: Cómo hacer una publicación en la prensa local, como legalizar un documento, donde pagar los impuestos, las imposiciones del personal, etc.
Es importante que tengas en cuenta que dentro del campo de acción de tu trabajo, requieres de mucha informaci6n y debes saber donde buscarla.
SELECCION, SEÑALIZACIÓN Y RESUMEN:
También podrás disponer de la información que se ha ido acumulando en la empresa a través de los años, incluyendo todas las publicaciones que se han realizado respecto a ella, producción de informes propios, investigaciones, estudios, etc. Es de suma importancia que esta información se encuentre ordenada y organizada, de manera que se puedan ubicar con rapidez cuando se requiera.
Actualmente nos encontramos con un constante diluvio de información que nos llega de todas partes. Un ejemplo claro son los catálogos de todas las grandes tiendas que llegan a nuestros hogares, sin costo para nosotros y donde nos presentan los productos en ofertas y de liquidación.
Otros métodos para comunicar información son aquellos que emplean el `Márketing telefónico" para informar como respuesta a una campaña, utilizando folletos por correo, publicidad puerta a puerta, o mediante agencias especializadas, bibliotecas o lugares públicos en los que la información puede ser recogida por el público.
Todas las instancias anteriores pueden ser aprovechadas como fuentes útiles de información.
En algunos casos, la información será, el servicio proporcionado por organismos estatales, organizaciones privadas, o agencias de investigación.
También podrás disponer de la información que se ha ido acumulando en la empresa a través de los años, incluyendo todas las publicaciones que se han realizado respecto a ella, producción de informes propios, investigaciones, estudios, etc. Es de suma importancia que esta información se encuentre ordenada y organizada, de manera que se puedan ubicar con rapidez cuando se requiera.
INDICES Y MÉTODOS
Los catálogos los puedes encontrar de diferentes formas: fichas índice, libros, microficha, o por computador. Con la introducción de los CD`s es posible almacenar gran cantidad de información, por otra parte tenemos los Pendrives, de los cuales se puede obtener información en cualquier momento.
LIBROS BÁSICOS DE CONSULTA
Es conveniente que mantengas en la oficina una colección de fuentes de información para solucionar las dudas que pudieran ocasionarse. Algunos de los libros básicos de consultas pueden ser:
• Diccionario Castellano (www.rae.es)
• Diccionario de Sinónimos
• Diccionario de Inglés (http://es.babelfish.yahoo.com/)
• Gramática castellana
• Manual de redacción comercial (www.mailxmail.com/curso-ortografia-redaccion)
• Guía teléfonos con páginas amarillas (www.lasamarillas.cl)
• Guías de hoteles y restaurantes
• Mapas de carreteras
• Plano de la ciudad. (www.mapcity.com)
Nadie espera que un oficinista, empleado administrativo o secretaria recuerde todos los detalles y datos, ni que maneje de memoria toda la información necesaria para efectuar todos los contactos, llamadas, entrevistas, cotizaciones, consultas, etc., que se producen en una empresa, producto del trabajo mismo.
Seria absurdo pensar que una persona podría ser capaz de memorizarlo todo. Con ese sistema sólo lograrías confundirte y cometer equivocaciones. Recuerda que la memoria es frágil y lo que se recuerda en el momento pronto podría olvidarse.
Para evitar lo que mencionábamos en el punto anterior, lo mas prudente es asegurarse y anotarlo todo. A continuación encontraras algunos consejos que te llevarán a realizar un mejor trabajo.
• Puedes aprender de memoria los datos que utilizas en forma habitual y que no cambian casi nunca. Ejemplos: Códigos telefónicos, direcciones que se repiten, claves computacionales, direcciones electrónicas, etc. y aquellos que son esenciales en la marcha de tu trabajo.
• Organiza tu propio sistema de referencias, podría ser mediante claves para acceder con rapidez a la información que utilizas constantemente, direcciones esenciales, números de teléfonos, números de catálogos, nombre de productos en venta, nombres de los funcionarios de la empresa con sus respectivos cargos, etc. Asegúrate de que el sistema que utilices pueda ser fácilmente puesto al día cuando sea necesario.
• Ten a mano, en todo momento, los libros y materiales de consulta que necesites. Ejemplo: guías telefónicas, diccionarios, guías de transportes, horarios de líneas aéreas, etc. Asegúrate de que la guía que tienes es la última edición, ya que un cambio en cualquiera de ellas podría tener un efecto negativo en tu trabajo.
Ten en cuenta, cuando necesites información mas especializada, donde tienes que ir y a quien pedírsela. Ejemplo: Cómo hacer una publicación en la prensa local, como legalizar un documento, donde pagar los impuestos, las imposiciones del personal, etc.
Es importante que tengas en cuenta que dentro del campo de acción de tu trabajo, requieres de mucha informaci6n y debes saber donde buscarla.
SELECCION, SEÑALIZACIÓN Y RESUMEN:
También podrás disponer de la información que se ha ido acumulando en la empresa a través de los años, incluyendo todas las publicaciones que se han realizado respecto a ella, producción de informes propios, investigaciones, estudios, etc. Es de suma importancia que esta información se encuentre ordenada y organizada, de manera que se puedan ubicar con rapidez cuando se requiera.
Actualmente nos encontramos con un constante diluvio de información que nos llega de todas partes. Un ejemplo claro son los catálogos de todas las grandes tiendas que llegan a nuestros hogares, sin costo para nosotros y donde nos presentan los productos en ofertas y de liquidación.
Otros métodos para comunicar información son aquellos que emplean el `Márketing telefónico" para informar como respuesta a una campaña, utilizando folletos por correo, publicidad puerta a puerta, o mediante agencias especializadas, bibliotecas o lugares públicos en los que la información puede ser recogida por el público.
Todas las instancias anteriores pueden ser aprovechadas como fuentes útiles de información.
En algunos casos, la información será, el servicio proporcionado por organismos estatales, organizaciones privadas, o agencias de investigación.
También podrás disponer de la información que se ha ido acumulando en la empresa a través de los años, incluyendo todas las publicaciones que se han realizado respecto a ella, producción de informes propios, investigaciones, estudios, etc. Es de suma importancia que esta información se encuentre ordenada y organizada, de manera que se puedan ubicar con rapidez cuando se requiera.
INDICES Y MÉTODOS
LIBROS BÁSICOS DE CONSULTA
Es conveniente que mantengas en la oficina una colección de fuentes de información para solucionar las dudas que pudieran ocasionarse. Algunos de los libros básicos de consultas pueden ser:
• Diccionario Castellano (www.rae.es)
• Diccionario de Sinónimos
• Diccionario de Inglés (http://es.babelfish.yahoo.com/)
• Gramática castellana
• Manual de redacción comercial (www.mailxmail.com/curso-ortografia-redaccion)
• Guía teléfonos con páginas amarillas (www.lasamarillas.cl)
• Guías de hoteles y restaurantes
• Mapas de carreteras
• Plano de la ciudad. (www.mapcity.com)
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