GENERALIDADES DE DOCUMENTOS COMERCIALES.

La fuerza de la palabra escrita está en su capacidad de permanencia en el tiempo. Un texto escrito puede ser leído una y otra vez, por distintas personas y en distintos momentos, por lo que - a diferencia de un texto oral - nos exige una mayor corrección en el lenguaje y una fluida redacción. Los textos comerciales no escapan a esta norma, y en el tiempo se han ido formulando ciertos modelos, por ejemplo, de cartas, memorandos, notas verbales, que tienden a ser utilizados sin mayores alteraciones.


¿Cómo se comunican las Empresas?

Uno de los documentos más utilizados en la empresa para comunicarse externamente, es la carta comercial.

A continuación haremos juntos un breve resumen de cómo redactar este documento.

Para que el cuerpo o texto de un documento sea claro y preciso, debemos considerarlo como dividido en tres partes:

a. Introducción a la idea básica: Tiene por objeto influir en el destinatario y despertar su interés, con el propósito de que la lea completa. Si es respuesta a otra carta, debe referirse de inmediato a ella.

b. Desarrollo de la Idea: En esta parte hay que poner en juego las características de la expresión escrita. Lo esencial es escribir frases completas y claras, para que el receptor comprenda inmediatamente su contenido. En todo texto se recomienda:

· Tratar un solo asunto por documento.
· Si son varios deberán guardar relación entre sí y deberán exponerse de acuerdo al grado de importancia.
· Dejar clara la idea que motiva el documento.
· Exponer con claridad los hechos y argumentos.
· Evitar párrafos demasiado extensos.
· Eliminar la repetición de palabras o ideas.

c. Conclusión Final: Es el párrafo que cierra el cuerpo de la carta. Será la consecuencia lógica de lo expresado en el texto y debe impulsar al destinatario a actuar.

Por otra parte, la redacción de un texto puede constituir, en ocasiones, una tarea difícil de enfrentar, especialmente cuando se trata de documentos oficiales, que deben representar adecuadamente la imagen de la empresa en que trabajamos.

Sin embargo, es común que al interior de las organizaciones existan documentos tipos, que son utilizados como base para redactar nuevos escritos y que se convierten en modelos de redacción, en patrones que se consagran como correctos gracias a su frecuente utilización.


Selección de términos adecuados para redactar un documento:

Por lo general, las palabras que utilizamos cotidianamente son sencillas y directas. Ellas permiten que la comunicación verbal sea fluida. Del mismo modo, el uso de palabras cortas, comunes y familiares, siempre que el contexto lo permita, contribuye a que el mensaje escrito sea leído fácil y efectivamente.

El objetivo es lograr una redacción clara y de fácil lectura, por lo tanto debes seleccionar palabras que sean:



ANTES DE REDACTAR CONSIDERA LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES:

Planear antes de escribir:
Ya hemos analizado una serie de características, a fin de proponer algunos elementos indispensables para el desarrollo de la habilidad para redactar mensajes de negocios. Ahora se trata de determinar cuáles son los pasos siguientes para que el mensaje logre captar la atención del receptor, generalmente con poco tiempo para leer.

Captar su atención y obtener una respuesta deseada o no hacerlo, depende de una planeación cuidadosa, que lleve a cumplir con un conjunto de particularidades típicas de un escrito de negocios bien estructurado.

Planear los textos antes de producirlos, permitirá que el proceso sea más efectivo. Las siguientes son algunas recomendaciones para lograrlo:


· Tener los antecedentes e información necesaria relacionada con el objeto de la comunicación.
· Precisar la razón principal del escrito: ¿Solicita?, ¿Reclama?, ¿Cotiza?, ¿Agradece?.
· Anticipar la posible reacción del lector y buscar cómo manejarla positivamente.
· Ordenar las ideas (Por favor!!).
· Elaborar borradores hasta conseguir el orden deseado… “como siempre lo hemos dicho”!

Desarrollar una idea por párrafo:
Un párrafo debe desarrollar sólo una idea, presentándola de manera coherente y organizada. Incluir más de una idea en su construcción atenta contra uno de los principios que ya estudiaste en cursos anteriores: la claridad.

Ejemplo:

Los directivos de esta organización estamos empeñados en reconocer los méritos personales y profesionales de nuestros funcionarios, a través de ascensos y reubicaciones en los cargos. A fin de cumplir con este objetivo, les agradeceremos hacer llegar a la División de Recursos Humanos, fotocopias legalizadas de los certificados de estudios, cursos de capacitación y experiencia laboral.

Como podrás apreciar en el manejo anterior existen dos ideas:

1. Promover ascensos y reubicación de los funcionarios.
2. Solicitar fotocopias legalizadas de las certificaciones de estudios, capacitación y experiencia.

Por tal razón, deben construirse dos párrafos:

(1)A fin de reconocer los méritos personales y profesionales de nuestros funcionarios, se promoverán ascensos y reubicaciones en los cargos.

(2) Para lograr el éxito en nuestro propósito, les agradeceremos enviar a esta División, las fotocopias legalizadas, de los certificados de estudios, capacitación y experiencia laboral. El plazo para su entrega vence el 10 de Abril.

Escribir Párrafos Proporcionados:
Es importante recordar el "justo medio" (Principio Aristotélico) en el cual se deben mover todas las cosas. Por lo tanto debes tener presente que párrafos demasiado extensos, podrían llevar a una confusión al lector.

Ejemplo:

Los préstamos para adquisición de vivienda se concederán a los funcionarios que lleven mínimo tres años de antigüedad, que sean mayores de 18 años y menores de 60; además que no sean propietarios y que demuestren su capacidad de pago. Si usted cumple con los requisitos aquí descritos, le aconsejamos presentar la documentación completa; en caso contrario, por favor no insista.

Como podrás notar, la exagerada extensión del párrafo lo vuelve tedioso y de difícil comprensión. Sin embargo, no existe una regla que determine cuántas líneas debe tener un buen párrafo, pero tres o cuatro son suficientes.

De qué manera podría quedar el mismo mensaje más breve y claro:

Los préstamos de vivienda se concederán a los funcionarios que reúnan los siguientes requisitos:

· Ser mayor de 18 años y menor de 60.
· No poseer vivienda.
· Demostrar capacidad de pago.


Enlazar secuencialmente los párrafos:
Usar palabras o frases conectivas para unir en forma lógica y natural un párrafo con otro. Algunos son: Sin embargo, asimismo, por lo tanto, por ejemplo, además, etc.

Usar un tono adecuado:
Todo escrito tiene una intención comunicativa; tratar de expresarla en los mejores términos debe ser el objetivo permanente. Recuerda que se requiere de una reacción positiva y motivante por parte del receptor.

Ser autocrítico:
Es una buena idea el que antes de remitir el documento a su destinatario, se lea una y otra vez; esto permite evaluar su redacción, verificar su presentación y si definitivamente queda una sensación de satisfacción, es porque está listo para ser enviado.


Sugerencias para comenzar un escrito:
· No empezar por escribir lo que el lector ya conoces:
Ej.: He recibido una carta el 10 del presente año, en la cual me solicita.

· Entrar directamente en materia:
Debido a auditorias extras, programadas en la ciudad de Concepción, le agradezco reservas pasaje para el 10 de Abril a las 18:00 hrs.

Toda la información entregada en las páginas anteriores, es válida para redactar cualquier tipo de documento. Si aprendes a redactar, estarás en condiciones de hacer cualquier tipo de escrito que se utilice en la empresa. Como por ejemplo: memorándum, notas internas, diferentes tipos de cartas, certificados, constancias, notas verbales, recibos, entre otros.