CUESTIONARIO DE ESTUDIO

CUESTIONARIO DE ESTUDIO
UNIDAD III PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION


1. ¿Qué es la información?

2. Mencione las 3 formas de dar y recibir información, destacando la importancia de c/u.

3. ¿Cómo debe ser la entrega de la información?

4. ¿A través de qué registros se guardan la información recibida?, mencione un ejemplo de cada una.

5. ¿Cuáles son los 3 pasos para la elaboración de información?

6. ¿De qué depende la forma o los cambios que se realizaran para elaborar la información?

7. Mencione las vías para comunicar información.

8. A qué nos referimos cuando hablamos de “la era de información”.

9. Mencione las razones que han llevado a la empresa a mejorar sus sistemas de archivos.

10. ¿Cuáles son las ideas de los nuevos desafíos de las organizaciones?

11. ¿Qué elementos debe tener una “planilla de registro”?… recuerden la actividad


A estudiar!
Ojo, se revisará el desarrollo de este cuestionario como todos los anteriores.

EXITO!
RG

LA INFORMACIÓN Y SU TRATAMIENTO EN LA EMPRESA

El general podríamos decir que 'información" es todo aquello que se da y recibe sobre un hecho, tema o situación.

A continuación encontrarás cinco puntos importantes, que tienen relación con el tratamiento que debemos darle a la "INFORMACIÓN" desde el punto de vista de la empresa.


TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN.

1 Recogida de Información.
Tu sabes que existen muchas maneras de dar y recibir información. Mencionaremos las más comunes:

a.- Información Telefónica: Constantemente nos estamos comunicando a través del teléfono con nuestros clientes, proveedores, otras sucursales, otras empresas, con bancos, etc.

b.- Informaciones Orales: Nos comunicamos y recibimos informaciones en forma personal de nuestros clientes, representantes, supervisores, auditores, inspectores, etc.

Respecto a la información oral es de suma importancia tener presente que:

LA INFORMACION QUE SE ENTREGA DEBE SER CONFIABLE, ES DECIR, UNA PERSONA QUE MANEJA UN CONJUNTO DE INFORMACIONES, DEBE DIFERENCIAR LA QUE ES CONFIDENCIAL RESPECTO DE LA PÚBLICA Y DEBE RECONOCER QUIENES SON LOS DESTINATARIOS DE CADA INFORMACIÓN.
LOS INTEGRANTES DE UNA INSTITUCIÓN SON LOS PRINCIPALES ENCARGADOS DE QUE LA COMUNICACIÓN ENTRE LAS PERSONAS DE SU EMPRESA FLUYA. ESTO SIGNIFICA QUE NO INTERPRETA NI CAMBIA LA INFORMACIÓN.

c.-Informaciones Escritas:
Existe una cantidad enorme de información escrita que se maneja en la oficina y que tu iras conociendo en su oportunidad.
También recolectamos información de: periódicos, revistas especializadas, folletos publicitarios, material de promoción, publicaciones oficiales, etc.

2 Registro de Información.
Para tener un control eficiente de la información esta debe registrarse en el momento de ser recibida. Existen registros computacionales y manuales.

Por ejemplo: un recado telefónico deberá ser registrado en un impreso adecuado para ello.

Si un documento será utilizado por más de una persona deberás fotocopiarlo para evitar su pérdida.

La correspondencia recibida y los documentos serán registrados en un libro especial o en el registro computacional antes de ser repartidos a los diferentes departamentos o secciones de la empresa.

Las citas y visitas deben ser anotadas en la agenda de trabajo.


3 Elaboración de la Información.
Antes de utilizar la información, ésta ha de ser elaborada. Su elaboración necesitaría realizar los siguientes pasos:

Paso1: Calcular si la información se refiere a facturas, pagos, movimientos de stock, etc.

Paso2: Cotejar recolectando información de varias fuentes, analizar, interpretar, redactar, resumir, editar, si la información se refiere a informes o antecedentes.

Paso3: Mecanografiar o almacenar la información en un computador.
La elaboración de la información, posiblemente cambie su forma, dependiendo del tipo de empresa o institución en que se generen.

4 Comunicación de la Información.

La información ha de ser entregada o transmitida a toda persona que necesite conocerla o utilizarla. Para ello podemos usar las siguientes vías:

· De forma verbal y personal
· Mediante la utilización del teléfono
· Enviándola por correo tradicional o electrónico Mediante Fax
· A través de imágenes: por ejemplo en la pantalla de un computador.
· Por medio de folletos, catálogos y revistas.

5 Almacenamiento de la Información.

Es imprescindible, para cualquier empresa, controlar correctamente todas sus actividades, tener la capacidad de revisarlas y estudiarlas en cualquier momento, a fin de tener absolutamente claro que es lo que tiene y lo que no tiene, y cómo se está llevando a cabo el trabajo. Toda empresa debe tener un sistema para controlar la información relacionada con:

Protección de nuevas creaciones, productos o servicios.

· Controlar el efectivo de caja y otros valores.
· Tener al día los seguros correspondiente contra robo, accidentes, incendios, etc.
· Controlar las salidas de bodegas, existencias, etc.
· Preservar la información concerniente a contratos, pagos a clientes, informes de personal, carpetas del personal, correspondencia en general.

La llamada "era de la información" ha despertado una importancia inusitada respecto al almacenamiento y conservación de la información, entendida como el registro de datos con algún significado de importancia, cualquiera que sea el medio que se utilice para ello, y parte de la cual se encuentra en los llamados archivos administrativos.

Varias razones han llevado a la empresa a mejorar sus sistemas de archivos:

1. La proliferación de documentos que hace más difícil su organización y conservación.
2. La necesidad de obtener información útil, precisa, oportuna y veraz, que garanticen el éxito de la toma de decisiones, puesto que una buena decisión requiere igualmente de una buena información.
3. El desarrollo de medios electrónicos para el manejo, conservación y recuperación de la información.

El proceso de comunicación que engloba nuevas actividades y requerimientos de la empresa moderna en cuanto al traspaso datos por los flujos de información, ha sufrido una gran transformación al estallar el cambio de la era industrial a la era de la información.

Como señala el Relacionador Público chileno, Pablo Eyzaguirre Chadwick, los nuevos desafíos de las organizaciones se relacionan con ciertas ideas básicas:

1. Hoy existe la necesidad de procesar información a un ritmo cada vez más rápido.
2. Producción de mensajes generadores de respuestas efectivas de los públicos.
3. Traducción de los mensajes en actitudes y conductas.

Asimismo, el profesor Fernando Flores señala que "nuestra comprensión de la comunicación va al corazón de nuestra comprensión de las organizaciones, la comunicación es la generación de compromisos sociales"