PLANIFICACIÓN

PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANIFICACIÓN

Planear o planificar, es mirar al futuro, decidir con anticipación qué es lo que se quiere lograr, dónde se quiere llegar. Todas las organizaciones operan en ambientes cambiantes e inciertos, la planeación entonces busca adaptarlas a los cambios, minimizar el riesgo, aprovechar las oportunidades que se presentan, pronosticar en la medida que sea posible el futuro, y de esta manera hacerla crecer y prosperar. Si no existiera planeación o planificación se dejarían los acontecimientos al azar. La planeación establece un esfuerzo coordinado. Guía el quehacer de los subordinados y de los administradores.

La planeación proporciona los estándares que facilitan y permiten el control, de las funciones administrativas es la fundamental, ya que precede a las demás, es decir, la organización, la dirección y el control dependen de lo planificado. La planeación establece los objetivos para las otras funciones administrativas.

Planear es función de todo administrador independiente de su nivel jerárquico. Tanto un presidente de una compañía como un supervisor de primera línea planean, la diferencia radica en la amplitud de la planeación.

Entre las características de la Planificación podemos destacar:

* La Planificación debe ser flexible, que permita la adaptación del plan a nuevas circunstancias, por ej: utilizando planes correctivos.

* Se debe utilizar al máximo en la elaboración de los planes, los recursos de todo tipo (humanos, financieros, materiales)

* El plan debe formularse en un lenguaje comprensible, señalando en detalle todos los aspectos que implica el plan.


TIPOS DE PLANES

Existe una gran variedad de planes , recordemos que son cualquier curso de acción futura. Podemos señalar los siguientes:

Misión:Es la razón de existir de una empresa, representa la función que cumple en la sociedad, constituye el plan más general y está directamente relacionado con la satisfacción de necesidades de los clientes de la organización. Todas las organizaciones tanto las con fines de lucro como las sin fines de lucro deben tener claramente definida su misión, es decir, quiénes son sus clientes, qué necesidades tienen y a partir de la misión se pueden determinar objetivos o metas.
Ejemplos de empresas con una misión claramente definida:

Nestlé, "alimentar al mundo"
Xerox, "aumentar la productividad de las oficinas".
Revlon, "vender esperanza".

Objetivos: Corresponden a las metas o los fines que trata de alcanzar la organización por medio de su existencia y sus operaciones. Constituyen el plan básico de la organización. Son resultados que se desean para personas, grupos, o para la empresa.

Los objetivos forman una jerarquía, que abarca desde los más amplios, los de la empresa en su conjunto, por ejemplo, porcentaje de participación de mercado, monto de utilidades, nivel de ventas, crecimiento, etc., hasta los específicos de cada empleado.
Estrategia:Es un plan general que relaciona las ventajas o fortalezas de la empresa con las oportunidades que le ofrece el ambiente y que busca garantizar que los objetivos organizacionales se cumplan. Es un medio o curso general de acción para alcanzar objetivos, implica un despliegue de recursos y esfuerzos. El propósito de la estrategia es determinar y comunicar a través de un sistema de objetivos y políticas, una descripción del tipo de empresa que se desea.

Proyecto: Es un gran plan, el cual consta de estrategias, procedimientos, metas, políticas y presupuesto. Existen proyectos privados y sociales.
En un proyecto privado, se debe tener en cuenta los aspectos: comercialización, localización, técnicos, financieros y organizacionales.

En un proyecto social se debe tener en cuenta el impacto social que puede alcanzar.
Una vez elegido el plan de entre los planes alternativos, es necesario diseñar los programas de trabajo para asignarlos a las personas que tendrán la responsabilidad de ejecutarlos. Definiremos Programa como:

Programa: Es una descripción gráfica transmisible y anticipada de todas las acciones que deben realizarse para llevar a cabo el objetivo ( viene de grama= expresión gráfica y de pro= antes de).

El programa deberá contener:

- lo que debe hacerse (actividades).
- cuándo debe llevarse a cabo (tiempo).
- qué políticas se deben respetar.
- cuántas personas llevarán a cabo el trabajo, horarios de trabajo.
- cuánto será el costo.

Podemos señalar asimismo, que las herramientas para programar actividades son:

Carta Gantt
Está concebida como un gráfico delimitado por un eje de coordenadas X e Y, donde el eje de las ordenadas (vertical) es el de la Y, representando a las actividades a desarrollar y el eje de las abcisas (horizontal) es el de la X, representando al factor tiempo.