EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Los administradores trabajan en organizaciones, pero no todos los que laboran en una organización son administradores.

Para clarificar esta afirmación, podemos clasificar a los integrantes de la organización en dos categorías: operativos o administradores. Los operativos son personas que trabajan en forma directa en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otros. El personal que ensambla defensas en una línea de ensamble de automóviles; el que le prepara su hamburguesa en MacDonald’s, o el que tramita su solicitud de renovación de licencia de conductor en la municipalidad, son todos operativos. En contraste, los administradores dirigen las actividades de otra gente.

La eficiencia es una parte vital de la administración. Esta se refiere a la relación entre recursos y producto. Si se obtiene más producto con determinados recursos, hay aumento en la eficiencia. En forma análoga, si puede obtener la misma cantidad de productos con menores recursos, de nuevo aumenta la eficiencia. Puesto que los administradores tratan con recursos o insumos que son escasos —dinero, gente, equipo— se ocupan del empleo eficiente de estos recursos. Por tanto, la administración busca minimizar los costos de los recursos.
No basta ser eficiente. La administración también tiene que conseguir que se logren los objetivos; es decir, busca la eficacia. Por lo tanto, la eficiencia se relaciona con el uso racional de los recursos y la eficacia con el logro de metas u objetivos.

El proceso administrativo representa las funciones o actividades que desempeñan los administradores. Estas son: planeación, organización, dirección, y control. Más adelante se profundizará en estas funciones.

· La función de planeación define las metas u objetivos de la organización, establecer una estrategia global para alcanzarlas, y desarrollar una jerarquía comprensiva de planes para integrar y coordinar las actividades.

· La función de organización consiste en diseñar la estructura de la organización, es decir, el organigrama, los cargos y la autoridad y responsabilidad asociadas a éstos.

· La dirección implica dirigir y coordinar a las personas. Es decir, los administradores contratan personal, motivan a sus subordinados, dirigen las actividades de otros, seleccionan el canal de comunicación más efectivo, resuelven conflictos entre integrantes, utilizan algún estilo de liderazgo, etc.

· La última función que desempeñan los administradores es el control. Después que se fijan las metas, se formulan los planes, se delinean los arreglos estructurales y se contrata, capacita y motiva a las personas, para cerciorarse de que las cosas van como deben ir, la administración debe verificar el desempeño de la organización. Se debe comparar el desempeño real con las metas previamente fijadas. Si hay algunas desviaciones significativas, es trabajo de la administración volver a encauzar en forma debida a la organización. Este proceso de verificación, comparación y corrección es lo que se realiza en la función de control.

En el siguiente esquema podemos resumir en forma gráfica los conceptos definidos.

CARACTERISTICAS DEL ADMINISTRADOR

El elemento definitorio más exacto del administrador es que toma decisiones, por sí mismo o por consenso -la responsabilidad es principalmente suya-, basándose en información objetiva, supuestos, análisis y una dosis de intuición. Resulta claro que el administrador es un recolector de información relevante para la toma de decisiones. Pero como siempre, esta información es incompleta, la decisión nunca está exenta de riesgo y esto hace del administrador mucho más que un procesador automático de información, debiendo incorporar sus conocimientos, habilidades y experiencias, al servicio de una decisión en que fundamentalmente, se combina información con capacidad y talento humano.

Por otro lado, el administrador no sólo requiere estar motivado, creer en sí mismo y en lo que hace, sino que básicamente, necesita saber transmitir esa motivación al grupo, lo que constituye la esencia de la dirección o conducción. Para lograr motivar a sus empleados, el administrador debe poseer una capacidad de liderazgo frente a ellos, es decir, lograr un seguimiento por parte de los subalternos.

Los administradores deben poseer cierta preparación y conocimientos técnicos, ya que constituyen una base para la toma de decisiones: la motivación, el liderazgo y otras habilidades no son suficientes.

Así también, el administrador debe saber sobre las tareas que se le han asignado y saber aplicar adecuadamente sus conocimientos.

La capacidad de innovación y adaptación a un medio externo cada vez más dinámico hace del poder de la adaptación una capacidad esencial de los administradores. Esto implica imbuirse de una mentalidad propensa al cambio y combatir su natural resistencia.

Otras características deseables para cualquier administrador, pueden encontrarse en rasgos de su personalidad y actitudes, tales como los siguientes:

· Ser objetivo y justo, auténtico, ponderado, recto, metódico y persistente.
· Tener vocación de comunicador y formador.
· Tener habilidad para delegar, influir y persuadir (motivar) y para desarrollar equipos de trabajo, dinamizando la organización. Al hacerlo, debe transmitir confianza.
· Escuchar con empatía.
· Poseer cultura y conocimientos amplios.
· Buscar la unidad, la cohesión, la integración.
· Ser autocrítico y saber reconocer los errores. Este es un poderoso factor de motivación que inspira confianza en los subordinados.